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GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DOS DOCUMENTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

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Pensamos em uma ferramenta inovadora para o gerenciamento, armazenamento e catalogação dos documentos em conformidade aos padrões de processos de trabalhos estabelecidos em estudos realizados em arquivologia eletrônica. 

Nesse padrão em gerenciamento dos documentos eletrônicos, e com a nossa equipe de vasta experiência em administração pública conseguimos unir tecnologia e serviços para implementar a melhor ferramenta de Gerenciamento Eletrônico na Administração Pública, com módulo que permite ao Gestor pesquisar em qualquer tempo os documentos de sua administração. 

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O IG GEDPública possui ferramentas que irão possibilitar o melhor desempenho nas consultas e durante todo o processo de digitalização, indexação e armazenamento, conforme abaixo descrito:

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Módulo de digitalização em desktop

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Permite disponibilizar pesquisa por conteúdo e nome das pastas (estruturas).

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O software permite a clonagem das estruturas através de copiar e colar.

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Visualiza o documento que seja possível excluir páginas, assinar digitalmente o documento e possuir um botão para a impressão

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Cadastra os usuários permitindo selecionar o tipo, se Operador (o usuário conforme sua função poderá ser vinculada às rotinas que ele terá acesso) ou Administrador (liberado a utilizar todas as rotinas do sistema). Ainda neste cadastro possui permissão de acesso às estruturas (Concedida, Negada e Somente Leitura)

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Cadastro de Tipos de Documentos, com dois tipos padrões. Um genérico e outro para processos de pagamento. Este último ao ser selecionado no cadastro como modelo de processo de pagamento habilitará informações na digitalização comuns a documentos de pagamento, tais como Número da Nota Fiscal, entre outros.

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Cadastro de Estruturas, onde poderá ser criada estruturas abaixo de estruturas, com níveis e sub níveis.

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A solução permite a digitalização de documentos, disponibilizando as seguintes configurações.

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Origem do papel OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).

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Permite a importação de um ou mais PDFs de uma única vez, fazendo neste momento o OCR dos mesmos.

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A solução permite numa tela a unificação de documentos, onde após selecionar um ou mais documentos a serem mesclados eles tornam-se um único. Preservando o nome do primeiro documento selecionado.

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O software possui uma rotina de backup para o usuário realizar manualmente dentro do sistema.

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Permiti visualização da quantidade de documentos em cada pasta da estrutura.

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O arquivo exportado deve conter no rodapé de cada folha o nome e CNPJ da entidade, para garantir a propriedade jurídica do documento.

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Certificado digital no padrão ICP Brasil para assinatura dos documentos digitalizados.

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Possibilidade de exportação de documentos em lote ou unitariamente.

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Enviamos para as nuvens todas as informações como as listadas abaixo, a fim de serem disponibilizadas num DashBoard para os gestores do PAS.

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Quantidade de documentos digitalizados, por dia, mês e ano, qual o usuário que digitalizou.

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Dias que foram feitos backups.

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Identifica quais os IP´s de computadores fizeram digitalização.

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